ABC der Management-Information I

Auf was muss man achten in der Management-Information? Welche Themen bewegen die Szene? Welche Rolle spielen Auflösung, Blickfolgen oder Skalierung für die Güte von Berichten? Warum spricht man von Ampeln, Tachos oder Dashboards? Ist PowerPoint wirklich gefährlich? All das bewegt uns seit langem und regelmäßig. Jetzt versuchen wir uns an einer kompakten Zusammenfassung.

Wer auf unseren Veranstaltungen den Vorträgen und in den Pausen den Gesprächen lauscht, der staunt nicht schlecht über die Vielfalt der Begriffe, die da benutzt werden. Ein munterer Mix ist das inzwischen – aus der Betriebswirtschafts­lehre und der Informatik, der Psychologie und der Neurobiologie. Hinter den Begriffen stehen Erkenntnisse und Positionen, aber auch Moden und Marketing. Es geht um Inhalt und Methoden, um Form und Gestalt. Welche Begriffe wir für wichtig halten, damit man mitreden kann, haben wir hier einmal aufgelistet – und gleich dazu gesagt, was Software tun kann, damit Intelligence ins Business kommt.

management information
Auf unseren Foren ein häufiges Thema: Was sind die Themen, an denen sich entscheidet, ob sich die ganze Mühe auch lohnt, die für die Management-Information aufgewendet wird?

ABC-Analyse

Instrument der Risikoanalyse. Deckt z. B. auf, dass ein erheblicher Teil des Umsatzes mit nur wenigen Kunden und/oder Produkten erwirtschaftet wird, mit denen dann nichts schiefgehen sollte („80:20-Regel“). In DeltaMaster lassen sich dann die Kunden oder Produkte zu neuen Klassen gruppieren und weiter untersuchen.

Ablesbarkeit

Wichtiges Gütekriterium für Berichte, umrankt von Missverständnissen. Es stimmt, dass Bilder oft mehr als 1000 Worte sagen, es stimmt nicht, dass das auch automatisch für Grafiken gilt. Im Gegenteil: Schnell verstanden werden nur äußerst einfache Abstraktionen und die sagen keinesfalls mehr als 1000 Worte. Bilder werden vollständig vom parallel und rasend schnell arbeitenden Teil des Gehirns aufgenommen und ausgewertet – unterstützt von emotionalen Assoziationen. → Symbole bzw. Grafiken hingegen sind weitgehend emotionsfrei und werden überwiegend sequenziell verarbeitet. Erst bei hochgradig gelernten Symbolen werden Grafiken zu Bildern. Auszeichnungen wie fett, kursiv, Hintergrundfarben, Linien o. Ä. behindern die Ablesbarkeit meist. Weißraum und Abstand ordnen, gruppieren und separieren besser. In DeltaMaster überlässt man die Ablesbarkeit am besten dem automatischen Tabellen-Layout. Das sorgt für Weißraum, wo er hingehört, und lässt fett und kursiv gar nicht erst zu.

Abweichungsanalyse

Kern der Management-Information. Sagt, wie weit und wo die unternehmerischen Ziele über‑ oder unterschritten wurden. In vielen Unternehmen nur monatlich verfügbar, was den Wert einschränkt: Das Kind liegt dann schon im Brunnen. Gut geführte Unternehmen nutzen Abweichungsanalysen täglich für die Steuerung. In DeltaMaster wird die Abweichungsanalyse vielfach und mit patentierten Verfahren und Visualisierungen unterstützt – wir sind stolz wie Oskar auf das, was wir da tun!

Ampeln

An sich eine gute Idee, meist aber mittelmäßig umgesetzt und dann sogar gefährlich. Farbige Signale sollen helfen, Abweichungen schneller zu erkennen. Wenn der Grund des Signals erkennbar und überprüfbar bleibt, eine famose Sache; in der Praxis häufig Ursache von Mega-Pannen: Sowohl der Absturz der Sächsischen als auch der Bayerischen Landesbank sowie das Missmanagement des Flughafens Berlin-Brandenburg werden mit schlecht gemachter Ampellogik in Zusammenhang gebracht. In DeltaMaster finden sich Ampeln u. a. in Form des sogenannten „Berichtswetters“. Die Anwendung ist jedoch streng an dem Prinzip orientiert, Signal und Ursache überprüfbar und gleichzeitig zu präsentieren, außerdem anderes, physiologisch besseres Farbkonzept.

Analysevorlagen → Vorlagen

Animation

Bisher in der Management-Information wenig genutzt, aber großes Potenzial, zum Beispiel für Ticker, Zeitraffer, Zeitlupe, Größen‑ und Positionsänderungen. Auch hier gelten simple Regeln, an die man sich halten muss, wenn aus Eye Candy nicht einfach nur Stress fürs Auge werden soll. Schlecht sind z. B. Säulen, die sich aus der Mitte entfalten anstatt von unten zu wachsen, was die unterschiedliche Höhe durch längeres Wachsen zeigen würde. DeltaMaster animiert Portfolioanalysen und Sparklines, tickert Bilder und Texte und nutzt Klanganimationen.

Auflösung

Das Maß schlechthin für das Design von Berichten und Anzeigen. Entscheidet darüber, wie viel Information innerhalb der →  Augenspanne lesbar untergebracht werden kann. Technischer Fortschritt lässt sich gut in der Zunahme der Auflösung ausdrücken: bessere Mikroskope und Fernrohre, dichtere Platinen, mehr Pixel auf Monitoren. Achtung: Die Lichtbildvorträge alter Schule nutzten Dias mit heute unvorstellbar hoher Auflösung, die heute üblichen Projektoren sind Mäusekino im Vergleich und ein Rückschritt! Aber die Rettung naht: Auf derselben Wandfläche, die ein Beamer bestrahlt, passen Monitorwände mit 18‑ bis 24-fach höherer Auflösung. Endlich kann damit alles gleichzeitig betrachtet werden, was zu einer Aufgabe nötig ist. Deswegen hat DeltaMaster schon Berichtsformate für große Monitore und Videowände.

Aufmerksamkeit

Der Engpass, durch den alle Management-Information hindurch muss. Ihre Kapazität wird regelmäßig überschätzt. Bekanntlich ist Zeit schon knapp, echte Aufmerksamkeit ist noch knapper, weil sie anstrengend ist und der Mensch von Natur aus denkfaul. Die Gehirnforscher erklären, warum: „Denken ist teuer“, sagt der Neurobiologe Prof. Gerhard Roth. „Das Gehirn verbraucht derart viel Energie beim Denken, dass es Anstrengung vor allem dann auf sich nimmt, wenn etwas subjektiv als neu und wichtig eingeschätzt wird.“ Leider braucht es für tieferes Verständnis ein bisschen Nachdenken. Das Berichtswetter von DeltaMaster nutzt Farben, um Aufmerksamkeit zu erregen, und ein hierarchisches Informations­konzept, um die Aufmerksamkeit zu lenken. Immerhin.

Aufsichtsräte

Wichtige Empfänger von Management-Information, auch weil sie mehr in der Verantwortung stehen als früher. Außerdem hat das Vertrauen zwischen Aufsichtsräten und Vorständen sehr gelitten und dass die Räte in der Sache kompetent sind, ist nicht selbstverständlich – sagt der Wirtschaftsinformatiker Prof. Peter Mertens und fordert Informationssysteme, die auf beides Rücksicht nehmen. Wir bauen mit DeltaMaster solche Systeme so, dass Vorstände und Aufsichtsräte in der gleichen Struktur informiert werden, lediglich in der Detailtiefe gibt es Unterschiede und die Vorlagen für den Aufsichtsrat müssen auch offline und auf Papier gut funktionieren.

Augenspanne

Genau genommen ein Kunstwort, das Edward Tufte geprägt und wir schlecht übersetzt haben. Hilft, sich bewusst zu machen, dass das Auge-Hirn-System unserer geneigten Leser vorrangig und mit wenig Mühe verarbeiten wird, was sich mit wenigen Augenbewegungen und ohne Umblättern überblicken lässt. Auch der Grund, warum geringer Platzbedarf einer Grafik ein Gütekriterium ist. Aber Achtung: Auf einer Seite ist nicht auf einen Blick. Gutes Design muss Überblick und Detail auf engem Raum liefern, das ist eine große Herausforderung. In DeltaMaster sorgen Grafische Tabellen mit Microcharts und Sparklines für hohe Datendichte bei guter →  Ablesbarkeit für kompakte und dennoch inhaltsreiche Berichte.

Ausnahmeberichtswesen → Exception Reporting

Ausreißer

Immer ein Ärgernis, weil es Grafiken durcheinander bringt. Häufig nur ein Buchungsfehler, bei relativen Abweichungen oft ein Artefakt, manchmal aber die eigentlich berichtenswerte Information. Die interessanten Ausreißer sollte man im richtigen Verhältnis zu den übrigen Werten zeigen, die uninteressanten gar nicht. Die einen von den anderen zu unterscheiden, darin liegt die Kunst. Bei der Darstellung von Ausreißern helfen die weithin unterschätzten → logarithmische Skalen. Vermeiden sollte man Hinweise auf ausgeblendete Werte, die den Blick auf das lenken, was man gar nicht zeigen wollte. In DeltaMaster mussten wir uns einiges einfallen lassen, um unseren eigenen Forderungen zu entsprechen, inzwischen ist uns das gelungen.