ABC der Management-Information III

Wir setzen unser Lexikon der wichtigsten Themen und Begriffe für Management-Information und Business Intelligence fort. Damit sich vor allem Manager besser mit ihrer IT, dem Controlling und demnächst den Data Scientists im Unternehmen unterhalten können.

Echtzeit-Controlling

Controlling simultan zu den Geschäftsprozessen. Bei monatlicher Bericht­erstattung verpuffen viele Impulse, manche Probleme sind nur bei täglicher oder stündlicher Beobachtung zu erkennen. Wir werben für Systeme, die nicht nur den Status von Prozessen, sondern auch den Prozessablauf visualisieren. Den übergeordneten Blick des Managements darauf halten wir für geeignet, im operativen Chaos die Notwendigkeit für strategische Entscheidungen zu erkennen. Oder: Wenn Vorstände häufiger Kunden ihres Unternehmens wären, wäre vieles anders. DeltaMaster beherrscht → Animation und kann Monitorwände mit hoher → Auflösung bespielen. Beides ist Voraussetzung für die Visualisierung von Abläufen in Produktion, Service oder Verkauf.


Auf unseren Foren ein häufiges Thema: Was sind die Themen, an denen sich entscheidet, ob sich die ganze Mühe auch lohnt, die für die Management-Information aufgewendet wird?

Excel

Schmuddelkind der Management-Information, ebenso gefürchtet wie verbrei­tet. Basis sogenannter „Spreadmarts“ (Spreadsheet Data Marts): ERP-Daten werden extrahiert, in Excel strukturiert, korrigiert, um Abweichungskennzah­len ergänzt und mit Excel-Grafiken, die nach PowerPoint exportiert werden, präsentiert. Spreadmarts sind damit der natürliche Feind jedes BI-Herstellers. Bella ärgert sich vor allem über ein paar Schwächen bei der Visualisierung. DeltaMaster kann mit Excel als Datenquelle und als Ziel eines Exports leidlich umgehen, sieht sich aber ebenfalls als Alternative zu Spreadmarts.

Exception Reporting

Information des Managements nur bei Überschreiten vorher abgesprochener Grenzwerte. Soll helfen, die Informationsflut zu reduzieren. Der Wirtschafts­informatiker Norbert Szyperski fand das schon 1978 fragwürdig:

„Festgeschriebene Schwellenwerte, verbunden mit der Manage­ment-by-Exception-Fiktion, sind daher gefährlich. Das Management sollte neugierig sein, d. h. neue Informationsverknüp­fungen suchen und nicht nur wie eine Kontrollperson auf einer Schaltbühne aufmerksam dösen.“
(zitiert nach Mertens/Griese, Integrierte Informationsverarbeitung 2, Wiesbaden 2002)

Finden wir auch, schon weil man als Manager sehr gerne hört, dass alles in Ord­nung ist und wie diese Ordnung im Augenblick aussieht. Genauso wenig können wir uns mit festen Schwellen anfreunden, die einen „Alert“ auslösen. Wie soll man den setzen? Wie groß ist der Aufwand dafür in einem weit­verzweigten Netz, wie fein oder grob müssen diese Schwellen sein – auf Länder‑, Regionen‑, Sparten‑, Produkt‑, Branchen‑, Kundenebene usw. Relativ oder absolut? Fragen über Fragen. Mitunter flüchtet man sich in → Ampeln und weil man in beiden Richtungen vorsichtig ist, ist das meiste gelb. Klar kann man in DeltaMaster Schwellen setzen, für die seltenen Fälle, in denen vertragliche, qualitative oder technische Grenzen eine Eindeutigkeit zulassen. Große Fans sind wir aber immer davon, alles abstei­gend nach dem Wert zu ordnen, der fürs Unternehmen wichtig ist. Dann ist alles Wichtige automatisch im Blick, ganz ohne Schwelle.

Eyetracking

Erfassung von → Blickfolgen. Mit technischen Geräten werden die Augenbewegungen einer Testperson erfasst, zum Beispiel, um die Benutzer­freundlichkeit von Internet­seiten zu evaluieren. Wir finden, so lange muss man oft gar nicht warten. Durch Selbstbeobachtung erkennt man bereits sehr gut, ob etwas gut oder grottenschlecht ist.

Farben

Wichtiges Gestaltungselement von Berichten. Farben machen froh und vieles zum Hingucker. Farbige Bilder merkt man sich besser als schwarz-weiße. Vieles spräche für intensive Nutzung von Farben. Jedoch: Soll alles einheitlich sein, gehen einem schnell die Farben aus. Bella hat zu diesem bunten Thema viel gesagt. Manchmal funkt noch die CI des Unternehmens dazwischen und ein paar Konventionen gilt es auch zu beachten („rote Zahlen schreiben“). Dass Rot-Grün – physiologisch bedingt – unangenehme Kontraste erzeugt, beginnt sich herumzusprechen. Insgesamt sind Farben ein schwieriges Thema, ein zurückhaltender Umgang damit zahlt sich aus. In DeltaMaster ist die → Notation mit Farben radikal und einfach: Gutes ist Blau, Schlechtes ist Rot. Für Farblegenden gibt es eine durchdachte Palette.

Fingerbedienung

Hat den Computer wieder menschlicher gemacht. Es macht einfach Freude, wenn bei Klopfen, Wischen und Spreizen etwas Sinnvolles passiert. Der Erfolg von iPhone und iPad jedenfalls hat viel mit der Fingerbedienung zu tun. Für die Konstruktion von Management-Information ist die Fingerbedienung eine ver­gnügliche, aber keine einfache Herausforderung: Ähnliche Berichte sollen jetzt auf verschiedenen Geräten („Devices“) mal wie gewohnt mit Maus und Tastatur funktionieren, mal nur mit den Fingern und ohne die hilfreiche Vorschau auf die Wirkung eines Klicks durch „Mouseover“. DeltaMaster bewältigt diese Herausforderung mit neuen Interaktionskonzepten.

Frühwarnung

Wichtige Eigenschaft eines soliden Berichtswesens. Das Mindeste sind Hoch­rech­nungen auf das zu erwartende Ergebnis der Betrachtungsperiode. Algorithmisch ist das nicht einmal besonders anspruchsvoll. Oft übersehen wird die Aussagekraft kumulierter Abweichungen gegenüber Plan‑ oder Vorjahreswerten, sie besagen nämlich: So wird das am Ende aussehen, wenn das bisherige Niveau der Ent­wick­lung bleibt, wie es ist. In DeltaMaster gibt es ein breites Spektrum an Verfahren zur Frühwarnung. Standardberichte liefern Kumulation und Hochrech­nung, Sparklines gibt es mit Prognosefunktion, die → Trompetenkurve visualisiert Abweichungskorridore und What-if-Simulationen.

Größenordnungsbrüche

Knifflige Herausforderung für die Visualisierung. Treten auf, wenn sehr große und sehr kleine Objekte im selben Diagramm dargestellt werden sollen. Dann können Säulen oder Balken die Unterschiede naturgemäß umso weniger differenziert wiedergeben, je kleiner die Objekte werden. Mitunter kommt dann der Wunsch auf, Balken oder Säulen auszublenden, was die Darstellung erst recht schief macht: Die bedeutsamsten Objekte sind dann unterbetont, das Auge wird meist auf die entstehenden Lücken gelenkt. Stattdessen kann es tatsächlich besser sein, Kleines klein aussehen zu lassen und sich daran zu erinnern, dass bei vertikaler Anordnung Zahlen schnell gelesen und ihre Unterschiede bei angemessener Skalierung gut verstanden werden. Sollen extrem unterschiedliche Werte auf allen Größenebenen gleich gut visuell differenziert werden, löst DeltaMaster das elegant mit logarithmisch skalierten Punktbalken und Punktsäulen.

Großmonitore

Bildschirme mit hoher → Auflösung. Dafür müssen mehrere herkömmliche Monitore zu einer Fläche verbunden werden, wie man das vom Public Viewing kennt. Ziel ist, innerhalb der Fläche, die das Auge überblicken kann, mehr Pixel unterzubringen: Bei herkömmlicher Projektion bringt man in Konferenzräumen die Auflösung eines Beamers an die Wand. Das sind bei einem neuen Full-HD-Beamer 1920 x 1080 Pixel auf, sagen wir, 4 x 2 Meter Wandfläche. Eine Monitorwand aus 9 Full-HD-Monitoren braucht auch nicht mehr Platz, liefert aber das Neunfache an Auflösung – bei gleicher Lesbarkeit. Worüber auch immer man mit einem Team oder alleine nachdenkt, man bringt jetzt Dinge nebeneinander statt hintereinander. Für viele Themen werden damit Überblick und Vergleich überhaupt erst möglich und Arbeitssitzungen produktiv. Das weiß man schon lange, aber die nötige Technik hielt man bisher für zu teuer, um sie zur betriebswirtschaftlichen Steuerung einzusetzen. Das hat sich geändert. DeltaMaster gilt als Pionierprodukt für die Nutzung von Großmonitoren im Controlling und beherrscht große Formate sehr elegant.

Häufigkeitsverteilung

Methode aus der Statistik, um Wertverteilungen zu beschreiben. In der Manage­ment-Information oft Teil von Stabsberichten zu Themen aus Markt­forschung oder Marketing. Wir finden, dass sich Manager nicht nur → Histogramme, sondern auch die Daten ansehen sollten, wie sie sind, also nur geordnet, aber noch nicht zusammengefasst. Das kann anschaulicher und erhellender sein, auch wegen der → Ausreißer.

Histogramm

Grafische Darstellung der → Häufigkeitsverteilung von (metrisch skalierten) Merkmalen wie Mengen, Preise, Umsätze. DeltaMaster kann nicht nur BWL, sondern auch Statistik und hat schöne Module mit passender Visualisierung zum Umgang mit Häufigkeiten.

Hyperbrowser

Baumartige Darstellung von Strukturen. Auf einer Kugel angeordnet, damit kompakte Wiedergabe bei der interaktiven Anzeige. Prinzip dieser Form des Browsens ist „See and Go„: Dadurch sind Strukturen auch mit wenig Interaktion gut zu überblicken und zu durchdringen, weil mehr Elemente gleichzeitig sichtbar sind. Mühsames Klicken für das Auf‑ und Zuklappen von Ästen (“Go and See“) wird eingespart. In DeltaMaster ist das Prinzip erweitert: Auch komplexere Berichte werden beim Zeigen auf Knoten aktualisiert. Dadurch gelingt ein besonders schnelles „visuelles Mining“, auch bei großen Datenmengen.

Icons

Symbolhafte Bedienelemente. Gut, wenn man sie vorher schon kannte. Schlecht, wenn man sie erst lernen muss, dann funktioniert Text um ein Vielfaches schneller. Manche werden über die Zeit urkomisch: In Microsoft Office geistert immer noch das Diskettensymbol herum, lange nach dem Ende der Disketten. In DeltaMaster gehen wir mit Icons sparsam um.

Industriereporting

Hochautomatisiertes, datengetriebenes Reporting, das Züge der industriellen Fertigung trägt: Vieles ist standardisiert, Berichte werden zu niedrigen Kosten in gleichbleibender Qualität produziert. Voraussetzung dafür sind → Grafische Tabellen. Das Gegenstück nennen wir „Beraterreporting“. Dieses hat fallweise für besondere Präsentationen Sinn, z. B. anlässlich von Hauptversammlungen. Dabei kommt es auf den Aufwand nicht an und man wählt die Daten bewusst zur Botschaft aus. DeltaMaster hingegen ist dafür gebaut, möglichst viel Routine an den Rechner zu delegieren, die Berichte datengetrieben zu produzieren, damit objektiv die aktuelle betriebliche Realität zu zeigen und in klare Signale umzusetzen.

Infografik

Teils aufwändige Kombinationen aus Text, Zahlen, Bildern, → Diagrammen. Mittel der Massenmedien, oft nahe am „Infotainment“. Bella beäugt sie argwöhnisch, weil es ihnen oft an Integrität fehlt, ihre hohe Verbreitung aber Erwartungen und Sehgewohnheiten auch in den Unternehmen prägt. Manche Mängel an Integrität, wie zuletzt im Fall des „Doom-Chart“, haben sogar die Kraft, volkswirtschaftliche Schäden zu verursachen.

Instant BI

Business Intelligence in seiner schnellsten Variante. Manchmal dauern Projekte länger, als ein aktuell drängendes Problem bestehen wird. Dafür schlagen wir eine Art Bypass vor: Die operativen Einheiten geben die für die Geschäftsleitung wich­ti­gen Daten in einfache Datenerfassungsmasken übers Web ein, auch wenn da­durch redundante Eingaben entstehen. Die Daten landen in einem für Eingaben ge­eig­neten Datenwürfel, Berichtsjobs sorgen für die Versorgung des Managements mit den gewünschten Informationen, ggf. → realtime. DeltaMaster kann Instant BI.

Integritätsregeln

Regeln, die Daten in Diagrammen so aussehen lassen, wie sie sind. Bei der grafi­schen Codierung wird viel falsch gemacht – auch von Profis und in auflagen­starken Medien, die oft Vorbild sind für das, was sich in Unternehmen einbürgert. Bella hat jede Menge Beispiele zusammengetragen, die zeigen, was alles schief­gehen kann. Fast immer haben die Probleme mit → Skalierung zu tun. Besonders anfällig für Falschdarstellungen sind Zeitreihen. Manche davon sind spektakulär. DeltaMaster hat patentierte Verfahren für die korrekte Darstellung von Daten, z. B. für die vergleichbare Skalierung von Zeitreihen, und spezielle Chart-Typen für besondere anspruchsvolle visuelle Aufgaben wie den Umgang mit → Größenordnungsbrüchen.

Interaktion

Dialog mit dem Computer mithilfe der Maus, der Tastatur oder mit Finger­gesten. Oft notwendig, um eine Sache wirklich zu verstehen. Je länger die Interaktion dauert, desto größer ist jedoch die Gefahr der Ablenkung. Hat mit der leidigen → Change Blindness zu tun. Früher war man stolz auf „Information at your fingertips“, also darauf, dass Manager jedes Datum selbst abrufen können. Heute weiß man, dass Manager das in der Regel ziemlich anstrengend finden. Unser Credo lautet daher: so wenig Interaktion wie möglich und die dann mit viel Effekt bei wenig Klicks. Ein gutes Beispiel in DeltaMaster für dieses Ziel sind die Navigationsverfahren, mit der sich ruckzuck Abweichungen erklären lassen (→ Abweichungsanalyse).

Kanalkonkurrenzgesetz

Beschreibt das Phänomen, dass die Elemente eines → Diagramms nur bei sehr enger Nachbarschaft widerspruchsfrei und leicht verarbeitet werden. Diagramme werden vom vergleichsweise langsamen Arbeitsgedächtnis decodiert. Das wiederum hat drei Untergedächtnisse für die visuelle, verbale und symbolische Verarbeitung, die sich kaum in die Quere kommen. Ergänzen sich Text, Ziffern und Form eines Diagramms, so wird es sogar besonders schnell und gut verstanden, weil sich die Kanäle gegenseitig bekräftigen. Zu Widersprüchen zwischen den Kanälen kommt es z. B. bei ungünstiger Platzierung der Elemente, weil das Auge einen neuen Ort mit neuer Bedeutung assoziiert. Sind also Beschriftung, Zahl und grafisches Element verstreut angeordnet, muss das Arbeitsgedächtnis mühsam die Widersprüche auflösen. Erstaunlich dabei ist, dass schon geringe Entfernungen die Zusammengehörigkeit auflösen. Darauf haben wir in den → Vorlagen von DeltaMaster besonders geachtet.

Klanganimation

Codierung von Daten durch Tonfolgen. Was man gleichzeitig sieht und hört, versteht man besser. Außerdem ist der Hörkanal sozusagen immer auf Empfang: Man kann die Augen schließen, aber nicht die Ohren. Pädagogen und Werber wissen das schon lange. Wir finden, in der Management-Information wird das noch zu wenig genutzt, und werben für die Möglich­keiten, die DeltaMaster hier bereits seit langem bietet. Zum Beispiel lassen sich Sparklines klanganimieren. Sehr hörenswert.